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Les données textuelles sont omniprésentes dans nos feuilles de calcul, et leur manipulation est essentielle pour obtenir des informations claires et exploitables. Excel, avec sa panoplie de fonctions dédiées, offre une puissance inégalée pour travailler avec le texte. Ce tutoriel se propose de vous guider à travers les fonctions de texte les plus courantes et les plus utiles, en vous fournissant des explications claires, des exemples concrets et des astuces pratiques pour maîtriser cet aspect crucial d'Excel.
Que vous soyez débutant ou utilisateur avancé, ce guide vous permettra de comprendre et d'utiliser efficacement les fonctions de texte pour répondre à vos besoins spécifiques. Nous aborderons les fonctions de base telles que CONCATENER() pour combiner des textes, NBCAR() pour compter les caractères, et SUPPRESPACE() pour nettoyer les espaces inutiles. Nous verrons également comment utiliser MAJUSCULE(), MINUSCULE() et NOMPROPRE() pour harmoniser la casse de vos textes.
Nous explorerons également les fonctions d'extraction de texte, telles que GAUCHE(), DROITE() et STXT() pour isoler des portions spécifiques de chaînes de caractères. Nous verrons comment utiliser CHERCHE() et TROUVE() pour localiser des textes à l'intérieur d'autres textes, et comment utiliser SUBSTITUE() pour remplacer des caractères ou des chaînes de caractères. Nous aborderons également la fonction TEXTE(), qui permet de formater des nombres et des dates en texte.
Enfin, nous verrons comment utiliser CODE(), UNICAR() et UNICHAR() pour travailler avec les codes de caractères. À travers des exemples pratiques et des exercices, vous apprendrez à combiner ces fonctions pour résoudre des problèmes complexes et automatiser vos tâches quotidiennes.
Préparez-vous à plonger dans le monde des fonctions de texte Excel et à découvrir comment ces outils peuvent vous faire gagner du temps et améliorer votre productivité.
1 - Une fonction commence toujours par le signe =
2 - On précise la fonction que l'on souhaite utiliser
3 - On ouvre une parenthèse
4 - On ajoute des arguments
5 - Les arguments sont séparés par ;
6 - On ferme la parenthèse
Argument
Les arguments sont les valeurs ou les cellules sur lesquelles la fonction opère.
Les guillemets
Les guillemets permettent à Excel de distinguer le texte des autres éléments de la formule
Les fonctions GAUCHE et DROITE sont des outils précieux pour manipuler le texte dans Excel. Elles vous permettent d'extraire des portions spécifiques de chaînes de caractères, ce qui est particulièrement utile pour nettoyer et organiser vos données.
Fonction GAUCHE : Récupérer les premiers caractères
La fonction GAUCHE vous permet de récupérer un nombre déterminé de caractères à partir du début d'une chaîne de texte.
Imaginez que vous ayez une colonne contenant des codes produits au format "ABC-1234". Vous pouvez utiliser la fonction GAUCHE pour extraire les trois premières lettres de chaque code.
Fonction DROITE : Récupérer les derniers caractères
À l'inverse de GAUCHE, la fonction DROITE extrait un nombre spécifié de caractères à partir de la fin d'une chaîne de texte. Cela peut être utile pour isoler des numéros de série, des codes postaux ou des extensions de fichiers.
Fonctions MAJUSCULE, MINUSCULE et NOMPROPRE : Harmonisez votre texte ! Ces fonctions vous permettent de modifier la casse de votre texte dans Excel, ce qui est très utile pour uniformiser vos données et améliorer leur lisibilité.
Fonction MAJUSCULE : Tout en majuscules !
Qu'est-ce que c'est ? La fonction MAJUSCULE convertit toutes les lettres d'une chaîne de texte en majuscules.
Fonction MINUSCULE : Tout en minuscules !
Qu'est-ce que c'est ? La fonction MINUSCULE convertit toutes les lettres d'une chaîne de texte en minuscules.
Fonction NOMPROPRE : La première lettre en majuscule !
Qu'est-ce que c'est ? La fonction NOMPROPRE met en majuscule la première lettre de chaque mot d'une chaîne de texte et met les autres lettres en minuscules.
Fonction STXT : Extraire du texte au milieu d'une chaîne !
La fonction STXT (ou MID en anglais) est un outil puissant pour extraire une portion spécifique de texte à partir du milieu d'une chaîne de caractères. Contrairement aux fonctions GAUCHE et DROITE, qui extraient respectivement les caractères situés au début ou à la fin, STXT vous permet de récupérer n'importe quelle partie d'un texte, en spécifiant la position de départ et le nombre de caractères à extraire.
Comment ça marche ?
- Vous indiquez à Excel le texte à partir duquel extraire les caractères. - Vous précisez la position de départ du premier caractère à extraire. - Vous indiquez le nombre de caractères à extraire.
Fonction TEXTE : Mettez en forme vos données textuelles !
La fonction TEXTE est un outil puissant pour convertir des nombres ou des dates en texte, tout en appliquant un format spécifique. Elle vous permet de contrôler l'apparence de vos données textuelles, ce qui est particulièrement utile pour créer des rapports clairs et professionnels.
Comment ça marche ?
Vous indiquez à Excel la valeur (nombre ou date) à convertir en texte.
Vous spécifiez le format souhaité à l'aide de codes de format.
La fonction SUBSTITUE permet de remplacer une partie d'une chaîne de texte par une autre.
Elle peut être très utile pour :
1. Nettoyage de données :
La fonction SUBSTITUE est très utile pour normaliser les données, par exemple en remplaçant les espaces superflus, les caractères spéciaux ou les accents par des versions standardisées.
Elle permet de corriger les erreurs de saisie, comme remplacer 'teélephone' par 'téléphone' dans une longue liste de contacts.
On peut l'utiliser pour uniformiser les formats de dates, en remplaçant les points par des tirets ou en inversant le jour et le mois.
2. Extraction et manipulation de texte :
La fonction SUBSTITUE est très pratique pour extraire des informations spécifiques d'une chaîne de caractères, par exemple en supprimant tout ce qui précède ou suit un mot-clé.
Elle permet de modifier des adresses e-mail, en remplaçant l'ancien nom de domaine par le nouveau.
On peut l'utiliser pour générer des URL dynamiques, en remplaçant des parties variables par des valeurs issues d'autres cellules.
3. Mise en forme de texte :
La fonction SUBSTITUE est très utile pour ajouter ou supprimer des caractères dans une chaîne de texte, par exemple pour insérer des virgules entre les mots ou pour supprimer les guillemets.
Elle permet de remplacer des abréviations par leur forme complète, par exemple 'St.' par 'Saint'.
On peut l'utiliser pour créer des tableaux de données, en remplaçant les tabulations par des séparateurs de colonnes.
4. Analyse de texte :
La fonction SUBSTITUE est très pratique pour compter le nombre d'occurrences d'un mot ou d'un caractère dans un texte, en remplaçant chaque occurrence par une chaîne vide et en comparant la longueur du texte avant et après la substitution.
Elle permet de remplacer des mots-clés par des balises HTML, pour préparer un texte à être publié sur le web.
On peut l'utiliser pour masquer des informations sensibles, en remplaçant les chiffres d'une carte de crédit par des astérisques.
Fonctions CHERCHE et TROUVE : Trouver du texte dans du texte !
Les fonctions CHERCHE et TROUVE sont des outils précieux pour localiser une portion spécifique de texte à l'intérieur d'une chaîne de caractères plus grande. Elles vous indiquent la position de départ de ce texte recherché, ce qui peut être très utile pour manipuler et analyser vos données.
Fonction TROUVE : La recherche précise
Qu'est-ce que c'est ?
La fonction TROUVE recherche une chaîne de texte à l'intérieur d'une autre et renvoie la position de départ de la première occurrence de cette chaîne. Elle est sensible à la casse, ce qui signifie qu'elle fait la distinction entre les majuscules et les minuscules.
Comment ça marche ?
Vous indiquez à Excel le texte que vous recherchez (le "texte_cherché"). Vous indiquez à Excel le texte dans lequel vous effectuez la recherche (le "texte"). (Facultatif) Vous pouvez spécifier une position de départ pour la recherche.
Fonction CHERCHE : La recherche flexible
Qu'est-ce que c'est ?
La fonction CHERCHE fonctionne de manière similaire à TROUVE, mais elle n'est pas sensible à la casse. De plus, elle autorise l'utilisation de caractères génériques (* et ?) pour des recherches plus flexibles.
Comment ça marche ?
Les arguments sont les mêmes que pour la fonction TROUVE.
Fonction NBCAR : Comptez les caractères dans vos textes !
La fonction NBCAR est un outil très pratique pour compter le nombre de caractères présents dans une cellule contenant du texte. Elle vous permet de savoir combien de lettres, de chiffres, d'espaces et de symboles composent votre texte.
Comment ça marche ?
Vous indiquez à Excel la cellule contenant le texte que vous souhaitez analyser.
Excel compte tous les caractères présents dans cette cellule, y compris les espaces.
Le résultat est le nombre total de caractères.
Pourquoi c'est utile ?
Vérification de la longueur : Vous pouvez vous assurer que vos données respectent certaines limites de longueur (par exemple, pour des codes postaux, des numéros de téléphone, etc.).
Analyse de texte : Vous pouvez compter le nombre de caractères dans des commentaires, des descriptions ou d'autres types de texte.
Préparation de données : Vous pouvez identifier les cellules contenant des textes trop longs ou trop courts.
La fonction CONCAT (ex CONCATENER) dans Excel est comme un outil qui vous permet de coller ensemble plusieurs morceaux de texte en un seul. Imaginez que vous ayez des informations dispersées dans différentes cellules, comme un prénom et un nom, et que vous souhaitiez les combiner en un nom complet.
C'est exactement ce que fait concat.
Comment ça marche ?
Vous donnez à Excel une liste de textes que vous voulez coller ensemble, et il les combine dans l'ordre que vous avez spécifié.
Ces textes peuvent être :
- - Des mots ou des phrases que vous tapez directement dans la formule (entre guillemets).
Des références à des cellules contenant du texte.
La fonction SUPPRESPACE dans Excel est un outil simple mais puissant pour nettoyer vos données textuelles. Imaginez que vous ayez une liste de noms, d'adresses ou d'autres types de texte qui contiennent des espaces supplémentaires, soit au début, à la fin, ou même entre les mots. Ces espaces inutiles peuvent causer des problèmes lorsque vous triez, filtrez ou analysez vos données. C'est là que SUPPRESPACE entre en jeu.
Comment ça marche ?
La fonction SUPPRESPACE prend un texte comme entrée et renvoie le même texte, mais sans les espaces inutiles.
Elle supprime :
- Les espaces en début de texte.
- Les espaces en fin de texte.
- Les espaces multiples entre les mots, en ne laissant qu'un seul espace.
Avant de plonger dans les fonctions CAR, UNICAR, CODE et UNICODE, il est important de comprendre la notion de code de caractère. Chaque caractère que vous voyez sur votre écran (lettres, chiffres, symboles, etc.) est représenté par un nombre. Ces nombres sont standardisés dans des systèmes de codage comme ASCII et Unicode.
ASCII (American Standard Code for Information Interchange) : Un ancien standard qui utilise des nombres de 0 à 127 pour représenter les caractères anglais de base, les chiffres, les symboles de ponctuation et quelques caractères de contrôle.
Unicode :Un standard plus récent et beaucoup plus vaste qui permet de représenter les caractères de presque toutes les langues écrites du monde, ainsi que de nombreux symboles. Il utilise des nombres plus grands que ceux d'ASCII. UTF-8 et UTF-16 sont des façons d'encoder l'Unicode.
=> La fonction CAR permet d'obtenir le caractère correspondant à un code ASCII (entre 1 et 255).
=> La fonction UNICAR est plus moderne et permet d'obtenir le caractère correspondant à un code Unicode. Elle est plus puissante que CAR car elle gère un ensemble de caractères beaucoup plus vaste.
=> La fonction CODE
Pour les versions antérieures à Excel 2007, la fonction CODE renvoie un nombre représentant le code ASCII du premier caractère d'une chaîne."
Pour les versions Excel 2007 et suivantes, la fonction CODE renvoie un nombre représentant le point de code Unicode du premier caractère d'une chaîne."
=> La fonction UNICODE est l'inverse de la fonction UNICAR.
Elle permet d'obtenir la représentation numérique (le point de code) d'un caractère selon la norme Unicode.
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